Microsoft Excel jest jednym z najczęściej używanych narzędzi w biznesie, od małych firm po wielkie korporacje. Jego popularność wynika z elastyczności, wszechstronności oraz stosunkowo łatwej nauki podstawowych funkcji.
Niemniej jednak warto zastanowić się nad dwoma głównymi aspektami jego wykorzystania: czy jest on używany zbyt często, czy może nie dość efektywnie?
Kiedy MS Excel jest niewystarczający?
Specjalistyczne narzędzia do analizy danych
Wiele firm polega na Excelu do wykonywania zadań, które mogłyby być lepiej obsługiwane przez bardziej specjalistyczne oprogramowanie. Na przykład, zarządzanie bazami danych, zaawansowana analiza statystyczna, czy zarządzanie projektami może być skuteczniej realizowane przy użyciu narzędzi takich jak SQL, Python, czy systemy ERP.
Ograniczenia MS Excel
Choć jest potężny, ma swoje ograniczenia, zwłaszcza gdy chodzi o przetwarzanie dużych ilości danych. W sytuacjach, gdzie ilość danych przekracza kilkaset tysięcy rekordów, Excel może stać się nieefektywny, a nawet niestabilny.
Ręczne wprowadzanie danych i skomplikowane formuły mogą prowadzić do błędów. Badania wykazują, że arkusze kalkulacyjne zawierają błędy w około 88% przypadków. A zbyt duża zależność od Excela może zwiększyć ryzyko błędów krytycznych dla biznesu.
A co, gdy nie umiemy korzystać z Excela?
Brak zaawansowanej wiedzy
Chociaż podstawowe funkcje Excela są łatwe do opanowania, wiele osób nie wykorzystuje jego pełnego potencjału. Większość użytkowników ogranicza się do prostych operacji takich jak wprowadzanie danych, tworzenie podstawowych formuł, sortowanie i filtrowanie. Jednak Excel oferuje znacznie więcej zaawansowanych narzędzi i funkcji.
Dodatki Power Query i Power Pivot
Jednym z takich zaawansowanych narzędzi jest Power Query, które umożliwia importowanie, przekształcanie i czyszczenie danych z różnych źródeł w sposób zautomatyzowany. Dzięki niemu można zaoszczędzić wiele czasu na ręcznym wprowadzaniu i przygotowywaniu danych do analizy.
Innym potężnym narzędziem jest Power Pivot, który pozwala na tworzenie bardziej złożonych modeli danych. Umożliwia łączenie dużych zbiorów danych z różnych źródeł i wykonywanie skomplikowanych obliczeń bez konieczności używania zewnętrznych baz danych.
Język programowania VBA
Kolejnym narzędziem, tak często jest pomijanym, jest VBA (Visual Basic for Applications). VBA to język programowania, który umożliwia tworzenie makr i automatyzację powtarzalnych zadań. Dzięki VBA można znacznie usprawnić procesy, które normalnie zajmują dużo czasu, oraz tworzyć własne funkcje i aplikacje w Excelu.
Inwestowanie w rozwój
Zaawansowane funkcje analityczne, takie jak tabele przestawne, zaawansowane formuły i funkcje statystyczne, umożliwiają przeprowadzenie głębszych analiz i wyciąganie bardziej precyzyjnych wniosków z danych. Powodem ignorowania tych zaawansowanych funkcji może być stopień trudności w ich opanowaniu. Wymagają one nie tylko dodatkowego czasu na naukę, ale także pewnego stopnia wiedzy technicznej i umiejętności analitycznych. Jednak zainwestowanie czasu w naukę tych narzędzi może przynieść ogromne korzyści w długoterminowej perspektywie, znacznie zwiększając efektywność i jakość pracy z danymi.
Microsoft Excel w firmie – nasze porady
Excel jest niezwykle użyteczny i wszechstronny, ale jak każde narzędzie, ma swoje ograniczenia, a jego obsługa wymaga odpowiedniej wiedzy. Zbyt częste poleganie na Excelu do zadań, które mogą być lepiej realizowane przez specjalistyczne oprogramowanie, może prowadzić do nieefektywności i błędów. Z drugiej strony, brak zaawansowanej wiedzy i niewystarczające szkolenie mogą sprawić, że program ten nie będzie wykorzystywany w pełni swojego potencjału.
Co mogą zatem zrobić firmy, aby maksymalnie wykorzystać możliwości Excela? Poniżej znajduje się kilka naszych rad.
- Inwestowanie w szkolenia – regularne szkolenia z zaawansowanych funkcji mogą znacznie zwiększyć efektywność pracy.
- Realna ocena potrzeb – warto poświęcić czas na analizę sytuacji. Być może zadania wykonywane w Excelu mogłyby być lepiej realizowane przez inne, bardziej odpowiednie narzędzia.
- Automatyzacje – korzystanie z automatyzacji zadań za pomocą VBA i innych narzędzi dostępnych w Excelu może znacznie usprawnić procesy i dzięki temu przekierować zaoszczędzone zasoby ludzkie i czasowe na inne zadania.
Potrzebujesz szkolenia z zakresu obsługi i wykorzystania programu Microsoft Excel?
Skontaktuj się z naszym zespołem, który dobierze odpowiednie szkolenie. Zaczniemy od oceny Twoich potrzeb, a potem dobierzemy kurs, który idealnie je zrealizuje.
Do końca sierpnia możesz skorzystać ze specjalnej promocji na Kompleksowy Kurs Excel – poziom I i II.
Zapraszamy do kontaktu
- tel. +48 85 74 89 155
- mail: szkolenia@computerplus.com.pl
A stacjonarnie znajdziesz nas przy ul. Malmeda 1 w Białymstoku.
