W programie Excel nietrudno o pomyłkę – usunięcie komórki, edycję formuły, czy niezamierzoną zmianę. Dlatego tak ważna jest ochrona danych.
I choć najsłabszym ogniwem bywa człowiek, to również on może najwięcej zrobić, aby ochronić dane. Wystarczy kilka prostych nawyków, by dane zgromadzone w Excelu był bezpieczne i wolne od nieautoryzowanych zmian.
Teraz skupmy się na konkretach. W poniższym tekście znajdziesz kilka naszych rad, które zebraliśmy w trosce o Twoje dane przechowywane w arkuszach Microsoft Excel.
Sposoby na zabezpieczenie pliku w Excelu
Hasłowanie arkuszy i skoroszytów
Jednym z najprostszych i najskuteczniejszych sposobów zabezpieczania plików Excel jest ustawienie haseł. Możesz zabezpieczyć cały skoroszyt lub poszczególne arkusze, aby uniemożliwić nieautoryzowany dostęp i edycję danych.
Możesz ustawić hasło na cały skoroszyt, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi. Aby to zrobić, wybierz Plik > Informacje > Chroń skoroszyt > Szyfruj przy użyciu hasła. Pamiętaj, aby używać silnych haseł i regularnie je zmieniać.
Możesz również ustawić hasło na poszczególne arkusze, aby ograniczyć edycję. Przejdź do zakładki Recenzja > Chroń arkusz, a następnie ustaw hasło i wybierz, które czynności mają być dozwolone.
Ograniczanie edycji
Przypadkowe zmiany czy umyślne modyfikacje? Bez względu na intencje, wprowadzanie zmian może zrobić zamieszanie w Twoim pliku. Blokowanie określonych komórek lub ograniczanie zakresu edycji dla różnych użytkowników może pomóc w zabezpieczeniu kluczowych danych przed przypadkowymi lub niepożądanymi zmianami.
Możesz zabezpieczyć konkretne komórki przed edycją. Zaznacz komórki, które chcesz zabezpieczyć, kliknij prawym przyciskiem myszy, wybierz Formatuj komórki, a następnie zakładkę Ochrona i zaznacz opcję Zablokuj.
Możesz również ustawić, które komórki mogą być edytowane przez innych użytkowników, wybierając Recenzja > Zezwalaj użytkownikom na edytowanie zakresów i definiując odpowiednie zakresy.
Kopie zapasowe
A co jest podstawą ochrony danych przed utratą? Regularne tworzenie kopii zapasowych! Możesz skonfigurować automatyczne kopie zapasowe w chmurze lub na lokalnym dysku.
Śledzenie zmian i audyt
Funkcja śledzenia zmian w Excelu pozwala na monitorowanie, kto i kiedy wprowadził zmiany w arkuszu, co jest szczególnie przydatne, gdy dokument jest współdzielony i pracuje przy nim kilka osób.
- Włącz funkcję śledzenia zmian, aby mieć kontrolę nad tym, kto i kiedy wprowadził zmiany w arkuszu. Możesz to zrobić, wybierając Recenzja > Śledź zmiany.
- Używaj historii wersji w OneDrive lub SharePoint, aby przechowywać i śledzić różne wersje pliku Excel.
Ograniczenie dostępu
Istotną kwestią jest też zarządzanie uprawnieniami dostępu. Zdecyduj, kto może wyświetlać, edytować lub współpracować nad danym plikiem.
Konfiguruj ustawienia udostępniania, aby określić, czy odbiorcy mogą tylko wyświetlać, komentować, czy też edytować plik. Wybierz Udostępnij > Ustawienia linku, aby dostosować uprawnienia.
Przeglądanie i zabezpieczenie makr
Makra mogą zawierać złośliwy kod, dlatego ważne jest, aby je przeglądać przed uruchomieniem i zabezpieczać hasłem, aby zapobiec ich edycji przez nieautoryzowane osoby. Wdrożenie tych technik w codziennej pracy z Excelem pomoże Ci zabezpieczyć Twoje dane, minimalizując ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
Sprawdź i przeglądaj makra przed ich uruchomieniem, aby upewnić się, że nie zawierają złośliwego kodu. Wybierz Widok > Makra > Pokaż makra.
Zabezpiecz makra za pomocą hasła, aby zapobiec ich edycji. W edytorze VBA wybierz Narzędzia > Właściwości VBAProject i ustaw hasło w zakładce Ochrona.
Czas na wprowadzenie zasad w życie
Teraz wiesz już, jakie są dostępne opcje bezpieczeństwa w Excelu. Wybierz te, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom. Dzięki temu Twoje dane będą bezpieczne w cyfrowym świecie.
Czujesz, że potrzebujesz pomocy w nauce Excela?
Chcesz podszkolić swoje umiejętności pracy w programie Microsoft Excel? Zapisz się na kompleksowy kurs, dzięki któremu wejdziesz na wyższy poziom korzystania z tego potężnego narzędzia. Efekty zauważysz Ty i każdy, z kim współpracujesz!
Zapisy na kompleksowy Kurs Microsoft Excel
Zapisy przyjmujemy:
- telefonicznie pod numerem +48 730 131 202
- mailowo na adres szkolenia@computerplus.com.pl
